Politique de confidentialité

Chez KARMEN, la protection de vos données personnelles est une priorité.
Lors de votre utilisation du site https://www.karmen.io/ (ci-après le « Site ») et/ou de la plateforme KARMEN (ci-après la « Plateforme »), nous sommes amenés à recueillir des données à caractère personnel vous concernant.

Le but de cette politique est de vous informer sur les modalités selon lesquelles nous traitons ces données en conformité avec le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après le « RGPD »).

1. Qui est le responsable de traitement ?

Le responsable de traitement est la société KARMEN, Société par actionssimplifiée, immatriculée au RCS de Paris sous le n° 899 181 226 etdont le siège social est situé au 112 avenue de Paris, 94360 Vincennes CEDEX,France (ci-après « Nous »).

2. Quelles données collectons-nous ?

Une donnée à caractère personnel est une donnée qui permet d’identifier un individu directement ou par recoupement avec d’autres données. Nous collectons des données qui relèvent des catégories suivantes :
●     Des données d’identification (par exemple : nom, prénom, adresse email et postale, numéro de téléphone, copie de la carte d’identité ou du passeport, justificatif de domicile) ;
●     Des données relatives à votre vie professionnelle (par exemple : nom de l’entreprise, CV, poste / fonction, URL LinkedIn) ;
●     Des données de connexion (par exemple : logs de connexion, mots de passe chiffrés) ;
●     Des données de navigation (par exemple : adresse IP, pages consultées, date et heure de connexion, navigateur utilisé, système d’exploitation, user ID, IFA) ;
●     Des données issues des enregistrements des appels téléphoniques entre vous et notre service client (par exemple : le contenu des appels, leurs dates) ;
●     Toute information que vous souhaitez nous transmettre dans le cadre de votre demande de contact ou lors de nos conversations téléphoniques ou par visioconférence.Les données obligatoires sont indiquées lorsque vous nous fournissez vos données. Elles sont signalées par un astérisque et sont nécessaires pour vous fournir nos services.

3.Sur quelles bases légales, pour quelles finalités et pendant combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Finalitées

Bases légales

Durées de conservation

Fournir nos services disponibles sur notre Plateforme via votre  compte (notamment simuler une offre de  financement, faire une demande de financement, étude de votre demande de financement, visualisation de vos  performances via un dashboard)

Exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande  et/ou exécution du contrat que vous ou votre société avez souscrit avec nous.

Lorsque vous vous êtes créé un compte : vos données sont conservées pour toute la durée de votre compte.  Vos logs de connexion sont conservés pendant 1 an. En cas de compte inactif pendant 2 ans, vos données personnelles seront supprimées en l’absence de réponse de votre part à notre email de réactivation. En outre, vos données peuvent être archivées à des fins probatoires pendant une durée de 5 ans

Lutter  contre le blanchiment de capitaux et financement du terrorisme‍

Notre intérêt légitime à lutter contre le blanchiment de  capitaux et le financement du terrorisme et à répondre à la demande de nos  partenaires financiers

Les données sont conservées 5 ans à compter de la cessation de  la relation

Lutter contre la fraude

Notre intérêt légitime à lutter contre la fraude

L’appréciation  de la pertinence de l’alerte : les données sont conservées au maximum 6  mois à partir de l’émission de l’alerte, le temps pour Nous de qualifier  l’alerte. Nous supprimons sans délais les alertes qualifiées de non  pertinentes. La conservation de l’alerte qualifiée de pertinente : si  l’alerte est pertinente, les données sont conservées 5 ans à  compter de la clôture du dossier de fraude.

Effectuer les opérations  relatives à la gestion de nos clients concernant les contrats, factures et  suivi de la relation contractuelle avec nos clients

Exécution du contrat que vous ou votre société avez souscrit  avec Nous

Les données personnelles sont conservées pendant toute la durée  de la relation contractuelle. En outre, vos données sont archivées à des fins probatoires  pendant une durée de 5 ans.

Améliorer nos services (notamment via l’enregistrement des appels téléphoniques, des analyses)

Notre intérêt légitime à améliorer nos services

Enregistrement des appels  téléphoniques : 6 mois à compter de leur collecte

Documents  d’analyse du contenu des appels téléphoniques : 1 an à compter de leur collecte

Constituer un fichier de clients et prospects

Notre intérêt légitime à développer et promouvoir notre activité

Pour les clients : les données sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle. 
Pour les prospects : les données sont conservées pendant un délai de 3 ans à compter de votre dernier contact, à des fins de prospection.

Adresser des newsletters,  sollicitations et messages promotionnels

Notre  intérêt légitime à fidéliser et informer nos clients et prospects de nos  dernières actualités

Les  données sont conservées pendant 3 ans à compter de votre dernier contact avec  nous

 Répondre  à vos demandes d’information 

Notre intérêt légitime à répondre à vos demandes

Les données sont conservées pendant le temps nécessaire au traitement  de votre demande d’information et supprimées une fois la demande  d’information traitée.

Se  conformer aux obligations légales applicables à notre activité

Se conformer à nos obligations légales et règlementaires

Pour les factures: les factures sont archivées pendant une durée de 10 ans.

Traiter vos candidatures

Exécution de mesures précontractuelles

Les données sont conservées pendant la durée du traitement de votre candidature. 
En cas d’issue négative à votre candidature, nous pouvons souhaiter conserver vos données.
Si vous consentez à une telle conservation de vos données, nous conservons les données au maximum pendant 2 ans, à compter de votre dernier contact.

Élaborer des statistiques de navigation d'audience du site

Votre consentement

Les données sont conservées pendant 25 mois

Diffuser de la publicité  personnalisée et rediffuser de la publicité à des personnes ayant montré un  intérêt pour notre solution

Votre consentement

Les données sont conservées pendant 25 mois

Gérer  les demandes d’exercice de droits

Notre  intérêt légitime à répondre à vos demandes et à conserver un suivi de celles-ci

Si nous vous demandons un justificatif d’identité : nous le  conservons seulement pendant le temps nécessaire à la vérification  d’identité. Une fois la vérification effectuée, le justificatif est supprimé. Si vous exercez votre droit d’opposition à recevoir de la  prospection : nous conservons cette information pendant 3 ans.

4. Qui sont les destinataires de vos données ?

Auront accès à vos données à caractère personnel : 
(i)         Le personnel de notre société ;
(ii)        Nos sous-traitants : prestataire de services de paiement, prestataires d’Open Banking, outils d’analyse de documents d’identité
(KYB), prestataire d’hébergement, prestataire d’envoi de newsletters, outil CRM, outils de comptabilité, outil d’enrichissement de leads, outil de prise de rendez-vous, outil de création de formulaires, prestataire de chatbot, outil de visioconférence ;
(iii)       Nos partenaires financiers ;
(iv)       Le cas échéant : les organismes publics et privés, exclusivement pour répondre à nos obligations légales.

5. Vos données sont-elles susceptibles d'être transférées hors de l'Union européenne ?

Vos données sont conservées et stockées pendant toute la durée des traitements sur les serveurs de la société Amazon Web Services, situés dans l’Union européenne. Dans le cadre des outils que nous utilisons (voir article sur les destinataires concernant nos sous-traitants), vos données sont susceptibles de faire l’objet de transferts hors de l’Union européenne. Le transfert de vos données dans ce cadre est sécurisé au moyen des outils suivants : 

●     soit les données sont transférées dans un pays ayant fait l’objet d’une décision d’adéquation de la Commission européenne, conformément à l’article 45 duRGPD : dans ce cas, ce pays assure un niveau de protection jugé comme suffisant et adéquat aux dispositions du RGPD; 

●     soit les données sont transférées dans un pays dont le niveau de protection des données n’a pas été reconnu comme adéquat au RGPD : dans ce cas ces transferts sont fondés sur des garanties appropriées indiquées à l’article 46du RGPD, adaptées à chaque prestataire, notamment de façon non exhaustive la conclusion de clauses contractuelles types approuvées par la CommissionEuropéenne, l’application de règles d’entreprises contraignantes ou en vertu d’un mécanisme de certification approuvé. 

●     soit les données sont transférées sur le fondement de l’une des garanties appropriées décrites au Chapitre V du RGPD.

6. Quels sont vos droits sur vos données ?

Vous disposez des droits suivants s’agissant de vos données personnelles :

Droit à l’information : c’est justement la raison pour laquelle nous avons rédigé la présente politique.
Ce droit est prévu par les articles 13 et 14 du RGPD.

Droit d’accès : vous avez le droit d’accéder à tout moment à l’ensemble de vos données personnelles, en vertu de l’article 15 du RGPD.

Droit de rectification : vous avez le droit de rectifier à tout moment vos données personnelles inexactes, incomplètes ou obsolètes conformément à l’article 16 du RGPD

Droit à la limitation : vous avez le droit d’obtenir la limitation du traitement de vos données personnelles dans certains cas définis à l’article 18 du RGPD.

Droit à l’effacement : vous avez le droit d’exiger que vos données personnelles soient effacées, et d’en interdire toute collecte future pour les motifs énoncés à l’article 17 du RGPD

Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle compétente (en France, la CNIL), si vous considérez que le traitement de vos données personnelles constitue une violation des textes applicables. (Article 77 du RGPD)

Droit de définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données personnelles après votre mort.

Droit de retirer votre consentement à tout moment : pour les finalités fondées sur le consentement, l’article 7 du RGPD dispose que vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. Ce retrait ne remettra pas en cause la légalité du traitement effectué avant le retrait.

Droit à la portabilité : selon certaines conditions précisées à l’article 20 du RGPD, vous avez le droit de recevoir les données personnelles que vous nous avez fournies dans un format standard lisible par machine et d’exiger leur transfert au destinataire de votre choix.

Droit d’opposition : en vertu de l’article 21 du RGPD, vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles. Notez toutefois que nous pourrons maintenir leur traitement malgré cette opposition, pour des motifs légitimes ou la défense de droits en justice.

Vous pouvez exercer ces droits en nous écrivant aux coordonnées ci-dessous. Nous pourrons vous demander à cette occasion de nous fournir des informations ou documents complémentaires pour justifier votre identité.

7. Quels cookies utilisons-nous ?

Pour en savoir plus sur la gestion des cookies nous vous invitons à consulter notre Politique cookies.

8. Point de contact en matière de données personnelles

Email de contact : contact@karmen.io
Adresse de contact :  112 avenue de Paris, 94360 Vincennes CEDEX,France

9. Modifications

Nous pouvons modifier à tout moment la présente politique, afin notamment de nous conformer à toutes évolutions réglementaires, jurisprudentielles, éditoriales ou techniques. Ces modifications s’appliqueront à la date d’entrée en vigueur de la version modifiée. Vous êtes donc invité à consulter régulièrement la dernière version de cette politique.
Néanmoins, nous vous tiendrons informé(e)de toute modification significative de la présente politique de confidentialité.

Entrée en vigueur : 05/04/2022