Finance

Impôts : 10 erreurs les plus fréquentes chez les SaaS

Baptiste Wiel

November 2, 2022

Voici 10 erreurs les plus courantes sur l'imposition des activités des SaaS et comment les éviter pour rester conforme à la loi.

Avant de lancer son business sous forme d’entreprise SaaS, il est nécessaire d’apprendre à maîtriser les tenants et les aboutissants de la fiscalité propre aux SaaS. Trop d’erreurs sont généralement commises par les entrepreneurs qu’ils soient débutants ou confirmés, ce qui les empêche de faire prospérer leurs business correctement. 

Par ailleurs, la fiscalité propre aux SaaS est réputée pour être complexe et changeante, ce qui nécessite pour vous d’être constamment au fait des modifications de législation pour rester strictement conforme à la loi.  

Enfin, la fiscalité change également en fonction du développement de votre business. Si votre SaaS connaît une belle croissance et étend son champ d’action, il est probable que les exigences en matière de conformité à la taxe sur les ventes évoluent également !

C’est pourquoi nous avons dressé une liste des erreurs typiques commises par les entreprises SaaS en matière de taxe sur les ventes, afin de vous aider à rester dans les clous de la loi.

L’essentiel sur l’imposition des SaaS

Avant de nous pencher sur les erreurs de taxe relatives aux ventes et commises par de nombreuses entreprises SaaS, clarifions d’abord quelques termes.

La taxe sur les ventes est la taxe perçue par un détaillant auprès d’un client lorsqu’une vente est effectuée. Le détaillant remet ensuite l’argent aux autorités fiscales compétentes, comme la loi l’exige. 

Qu’est ce que la taxe sur les ventes
Définition de la taxe sur les ventes, un élément clé dans la fiscalité des SaaS.

Les produits et services SaaS sont-ils taxables ?

Les logiciels en tant que service (SaaS) sont imposables dans de nombreux pays du monde, et leur nombre ne cesse d’augmenter. 

Lorsqu’un client effectue un achat auprès de votre entreprise SaaS, vous pouvez être amené à collecter des taxes dans la juridiction où le client a acheté votre produit. Prenez les États-Unis, par exemple :

Dans les États où les produits SaaS sont imposables, deux grandes catégories s’appliquent :

  • les biens personnels tangibles ;
  • les services informatiques ou de traitement des données.

Certains États américains classent le SaaS comme un produit, tandis que d’autres le considèrent comme un service. Inutile de dire que cette situation est souvent source de confusion et de frustration.

10 erreurs fréquentes en matière de taxe sur les ventes pour les entreprises SaaS

1. Points d’intégration manquants 

Les entreprises SaaS ont tendance à avoir des processus de facturation et de paiement complexes. Il y a souvent plus d’une façon de créer une facture, et plus d’un endroit pour en modifier le contenu. 

L’une des premières erreurs commises par les responsables financiers revient à la trop grande concentration sur la source d’intégration et à la négligence des autres surfaces qui peuvent modifier une facture. Même au sein d’une seule intégration, il peut y avoir plusieurs façons de mettre à jour une facture. 

Pensez à l’annulation, au remboursement, à la note de crédit et à la remise. Votre moteur fiscal doit donc être à l’écoute de tous les événements de l’intégration susceptibles de modifier une facture. La façon la plus prudente d’aborder le problème est de procéder à un audit de votre processus de facturation

Vous devez vous demander non seulement où nous lançons les factures, mais aussi comment nous effectuons les remboursements ? Comment fonctionnent nos notes de crédit ? Existe-t-il un moyen, en dehors de mon processus de facturation, d’annuler ou de rembourser une transaction ? 

En cas d’interrogation, assurez-vous de tester ces processus avant de les mettre en ligne.

2. Ne pas informer les clients de la taxe de vente 

Une fois que l’intégration a été testée et qu’elle est prête à fonctionner, il vous reste une dernière chose à faire avant de passer à l’action : informer les clients. Communiquer les changements de taxe de vente aux clients peut être délicat. 

Pour cela, réalisez un message efficace en transmettant le « pourquoi » et le « comment » du calcul aux clients, et donnez-leur l’occasion d’obtenir des certificats d’exemption de taxe sur les ventes, le cas échéant. 

3. Se concentrer uniquement sur le lien économique 

La plupart des moteurs fiscaux actuels surveillent le nexus économique, mais négligent souvent le nexus physique. Dans un monde où la tendance est au travail à distance, ce mode d’exposition est de plus en plus courant et il est difficile de s’y retrouver. 

Les meilleurs moteurs fiscaux actuels permettent d’enregistrer et d’automatiser le nexus physique. Il s’agit d’un élément essentiel pour révéler l’exposition réelle de votre entreprise.

4. Exonérations de taxe sur les ventes manquantes

Un certificat d’exonération de la taxe sur les ventes permet à un acheteur, pour quelque raison que ce soit, d’acheter un produit en franchise de taxe alors que ce produit est normalement soumis à la taxe sur les ventes. 

Vous n’êtes probablement pas surpris d’apprendre que les exonérations de la taxe sur les ventes varient selon les États et les collectivités locales et changent de temps à autre. Nous vous recommandons de vérifier chaque année si l’une de ces exonérations s’applique à votre produit.

Ne pas se tenir au courant des exonérations fiscales peut entraîner de graves complications fiscales. Si un certificat d’exemption expire ou n’est pas valable, vous pourriez être redevable de taxes non perçues

Il est donc essentiel de mettre au point un système de suivi des exonérations et des certificats d’exonération fiscale pour éviter les pertes de revenus.

5. Attribution de l’assujettissement à l’impôt sur la base du motif d’achat secondaire

Une transaction groupée correspond à la vente au détail de deux ou plusieurs produits et/ou services distincts et identifiables, vendus à un prix unique non détaillé. En règle générale, l’assujettissement à l’impôt est basé sur le produit qui représente la raison principale pour laquelle un client achète l’ensemble. 

Cependant, il faut garder à l’esprit que les États peuvent adopter diverses approches pour déterminer la raison principale des transactions. Certains États peuvent considérer l’élément le plus cher de l’offre groupée et baser l’imposition sur cette classification.

D’autres États peuvent se baser sur le « véritable objet », c’est-à-dire que vous auriez acheté un composant en tant qu’offre autonome, mais pas l’autre. Pour la SaaS, cela peut être important en fonction de la composition de votre produit. 

Vous pouvez avoir un composant de télécommunication ou de stockage dans votre produit SaaS, mais dans l’ensemble, le produit peut tomber sous les règles de taxabilité liées à l’un de ces sous-ensembles ou être taxé comme un SaaS général.

Si vous regroupez des produits, vous devez avoir une compréhension détaillée des composants qui constituent le produit et garder la trace de la méthode que vous utilisez pour classer l’imposabilité de votre produit.

6. Ne pas tenir compte des ajustements retardés dans votre business 

Si votre entreprise SaaS est basée sur le siège ou sur le volume, il est courant d’avoir un délai entre la date de facturation et le moment où le calcul de l’ajustement s’effectue en facturation à la fin de chaque mois. 

Disons que vous facturez sur une base volumétrique et que vous ne mesurez la consommation des clients que toutes les 48 heures. Vous voudrez un moteur fiscal capable de clôturer vos déclarations au moment où votre système de facturation reconnaît les ajustements 48 heures après la fin de la période de déclaration. 

Cela aidera à la réconciliation et assurera que vos comptes correspondent. 

7. Ne pas automatiser la fréquence de dépôt 

La fréquence de déclaration est basée sur vos ventes dans un état donné et sur les directives de déclaration respectives de cet état. 

Il est fréquent que les responsables financiers choisissent la mauvaise fréquence de déclaration dès le départ, ou qu’ils ne se rendent pas compte que leurs ventes ont dépassé les directives de déclaration d’un État et qu’ils doivent passer d’une déclaration trimestrielle à une déclaration mensuelle

Les meilleurs moteurs fiscaux suggèrent automatiquement la fréquence de déclaration dans chaque État et détectent le moment où vous devez modifier cette fréquence en fonction de vos ventes en temps réel. 

8. Mauvaise compréhension des articles taxables

Saviez-vous que chaque État définit le SaaS différemment ? En effet, il n’entre pas dans les catégories « biens meubles corporels » ou « services spécifiquement énumérés ».

Pour cette raison, votre produit SaaS n’est peut-être pas imposable dans votre État d’origine, mais peut l'être là où vos clients effectuent leurs achats. La combinaison des exigences en matière de taxe sur les ventes sera différente pour presque chaque entreprise.

Par conséquent, nous vous recommandons vivement de clarifier l'endroit où vous soumettez des documents ou avez un lien établi, puis d'étudier comment ces États interprètent la conformité de la taxe sur les ventes pour les produits SaaS.

9. Classement manuel 

Enfin, une erreur fréquente commise par les responsables financiers consiste à opter pour une déclaration manuelle. 

Avec vos nombreuses autres priorités, il est inévitable que les projets glissent et que les délais de dépôt soient dépassés. 

En configurant votre moteur fiscal pour qu’il effectue la déclaration en votre nom, vous êtes assuré de ne jamais manquer une seule déclaration et de ne jamais avoir de pénalités de retard

Vous n'aurez plus jamais à vous soucier des déclarations de taxe sur les ventes

10. Ne pas faire de déclaration parce que vous n'avez pas perçu d'impôt

Certaines entreprises pensent qu'elles n'ont pas besoin de remplir une déclaration d'impôts parce qu'elles n'ont pas perçu d'impôts sur une période donnée. 

Cependant, de nombreux États exigent que vous fassiez une déclaration en fin de période, même si vous n'avez perçu aucune taxe, ce qui signifie que vous devez quand même faire une « déclaration zéro ».

Là encore, le fait de ne pas déclarer la taxe sur les ventes peut entraîner des pénalités de retard ou de non-déclaration, et votre compte pourrait alors être considéré comme non conforme.

Conclusion

Ne soyez plus approximatif lorsque vous abordez l’imposition des activités de votre SaaS. Cette liste des dix erreurs communément commises par les propriétaires de SaaS et comment les éviter doit vous aider à y voir plus clair dans ce dédale de juridictions changeantes et complexes. 

Si vous deviez ne retenir qu’une seule chose : n’ayez pas peur de vous faire accompagner par des professionnels afin de ne pas perdre inutilement du temps ou de l'argent lorsque vous remplissez votre fiche d’imposition. Au-delà de votre devoir de vous conformer à la loi en tant que citoyen, s’informer sur les taxes de votre entreprise pourrait stabiliser votre business dans le temps.  

Si cet article vous a donné envie d’en savoir davantage sur les mécanismes d'imposition des SaaS, ne tardez pas à contacter les experts de Karmen qui vous aideront à y voir plus clair dans cette jungle de juridictions. Karmen a notamment développé un outil de trésorerie instantanée pour éviter les risques de dilution lors d’une levée de fonds. Il vous sera sûrement très utile dans votre business!

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Par ailleurs, la fiscalité propre aux SaaS est réputée pour être complexe et changeante, ce qui nécessite pour vous d’être constamment au fait des modifications de législation pour rester strictement conforme à la loi.  

Enfin, la fiscalité change également en fonction du développement de votre business. Si votre SaaS connaît une belle croissance et étend son champ d’action, il est probable que les exigences en matière de conformité à la taxe sur les ventes évoluent également !

C’est pourquoi nous avons dressé une liste des erreurs typiques commises par les entreprises SaaS en matière de taxe sur les ventes, afin de vous aider à rester dans les clous de la loi.

L’essentiel sur l’imposition des SaaS

Avant de nous pencher sur les erreurs de taxe relatives aux ventes et commises par de nombreuses entreprises SaaS, clarifions d’abord quelques termes.

La taxe sur les ventes est la taxe perçue par un détaillant auprès d’un client lorsqu’une vente est effectuée. Le détaillant remet ensuite l’argent aux autorités fiscales compétentes, comme la loi l’exige. 

Qu’est ce que la taxe sur les ventes
Définition de la taxe sur les ventes, un élément clé dans la fiscalité des SaaS.

Les produits et services SaaS sont-ils taxables ?

Les logiciels en tant que service (SaaS) sont imposables dans de nombreux pays du monde, et leur nombre ne cesse d’augmenter. 

Lorsqu’un client effectue un achat auprès de votre entreprise SaaS, vous pouvez être amené à collecter des taxes dans la juridiction où le client a acheté votre produit. Prenez les États-Unis, par exemple :

Dans les États où les produits SaaS sont imposables, deux grandes catégories s’appliquent :

  • les biens personnels tangibles ;
  • les services informatiques ou de traitement des données.

Certains États américains classent le SaaS comme un produit, tandis que d’autres le considèrent comme un service. Inutile de dire que cette situation est souvent source de confusion et de frustration.

10 erreurs fréquentes en matière de taxe sur les ventes pour les entreprises SaaS

1. Points d’intégration manquants 

Les entreprises SaaS ont tendance à avoir des processus de facturation et de paiement complexes. Il y a souvent plus d’une façon de créer une facture, et plus d’un endroit pour en modifier le contenu. 

L’une des premières erreurs commises par les responsables financiers revient à la trop grande concentration sur la source d’intégration et à la négligence des autres surfaces qui peuvent modifier une facture. Même au sein d’une seule intégration, il peut y avoir plusieurs façons de mettre à jour une facture. 

Pensez à l’annulation, au remboursement, à la note de crédit et à la remise. Votre moteur fiscal doit donc être à l’écoute de tous les événements de l’intégration susceptibles de modifier une facture. La façon la plus prudente d’aborder le problème est de procéder à un audit de votre processus de facturation

Vous devez vous demander non seulement où nous lançons les factures, mais aussi comment nous effectuons les remboursements ? Comment fonctionnent nos notes de crédit ? Existe-t-il un moyen, en dehors de mon processus de facturation, d’annuler ou de rembourser une transaction ? 

En cas d’interrogation, assurez-vous de tester ces processus avant de les mettre en ligne.

2. Ne pas informer les clients de la taxe de vente 

Une fois que l’intégration a été testée et qu’elle est prête à fonctionner, il vous reste une dernière chose à faire avant de passer à l’action : informer les clients. Communiquer les changements de taxe de vente aux clients peut être délicat. 

Pour cela, réalisez un message efficace en transmettant le « pourquoi » et le « comment » du calcul aux clients, et donnez-leur l’occasion d’obtenir des certificats d’exemption de taxe sur les ventes, le cas échéant. 

3. Se concentrer uniquement sur le lien économique 

La plupart des moteurs fiscaux actuels surveillent le nexus économique, mais négligent souvent le nexus physique. Dans un monde où la tendance est au travail à distance, ce mode d’exposition est de plus en plus courant et il est difficile de s’y retrouver. 

Les meilleurs moteurs fiscaux actuels permettent d’enregistrer et d’automatiser le nexus physique. Il s’agit d’un élément essentiel pour révéler l’exposition réelle de votre entreprise.

4. Exonérations de taxe sur les ventes manquantes

Un certificat d’exonération de la taxe sur les ventes permet à un acheteur, pour quelque raison que ce soit, d’acheter un produit en franchise de taxe alors que ce produit est normalement soumis à la taxe sur les ventes. 

Vous n’êtes probablement pas surpris d’apprendre que les exonérations de la taxe sur les ventes varient selon les États et les collectivités locales et changent de temps à autre. Nous vous recommandons de vérifier chaque année si l’une de ces exonérations s’applique à votre produit.

Ne pas se tenir au courant des exonérations fiscales peut entraîner de graves complications fiscales. Si un certificat d’exemption expire ou n’est pas valable, vous pourriez être redevable de taxes non perçues

Il est donc essentiel de mettre au point un système de suivi des exonérations et des certificats d’exonération fiscale pour éviter les pertes de revenus.

5. Attribution de l’assujettissement à l’impôt sur la base du motif d’achat secondaire

Une transaction groupée correspond à la vente au détail de deux ou plusieurs produits et/ou services distincts et identifiables, vendus à un prix unique non détaillé. En règle générale, l’assujettissement à l’impôt est basé sur le produit qui représente la raison principale pour laquelle un client achète l’ensemble. 

Cependant, il faut garder à l’esprit que les États peuvent adopter diverses approches pour déterminer la raison principale des transactions. Certains États peuvent considérer l’élément le plus cher de l’offre groupée et baser l’imposition sur cette classification.

D’autres États peuvent se baser sur le « véritable objet », c’est-à-dire que vous auriez acheté un composant en tant qu’offre autonome, mais pas l’autre. Pour la SaaS, cela peut être important en fonction de la composition de votre produit. 

Vous pouvez avoir un composant de télécommunication ou de stockage dans votre produit SaaS, mais dans l’ensemble, le produit peut tomber sous les règles de taxabilité liées à l’un de ces sous-ensembles ou être taxé comme un SaaS général.

Si vous regroupez des produits, vous devez avoir une compréhension détaillée des composants qui constituent le produit et garder la trace de la méthode que vous utilisez pour classer l’imposabilité de votre produit.

6. Ne pas tenir compte des ajustements retardés dans votre business 

Si votre entreprise SaaS est basée sur le siège ou sur le volume, il est courant d’avoir un délai entre la date de facturation et le moment où le calcul de l’ajustement s’effectue en facturation à la fin de chaque mois. 

Disons que vous facturez sur une base volumétrique et que vous ne mesurez la consommation des clients que toutes les 48 heures. Vous voudrez un moteur fiscal capable de clôturer vos déclarations au moment où votre système de facturation reconnaît les ajustements 48 heures après la fin de la période de déclaration. 

Cela aidera à la réconciliation et assurera que vos comptes correspondent. 

7. Ne pas automatiser la fréquence de dépôt 

La fréquence de déclaration est basée sur vos ventes dans un état donné et sur les directives de déclaration respectives de cet état. 

Il est fréquent que les responsables financiers choisissent la mauvaise fréquence de déclaration dès le départ, ou qu’ils ne se rendent pas compte que leurs ventes ont dépassé les directives de déclaration d’un État et qu’ils doivent passer d’une déclaration trimestrielle à une déclaration mensuelle

Les meilleurs moteurs fiscaux suggèrent automatiquement la fréquence de déclaration dans chaque État et détectent le moment où vous devez modifier cette fréquence en fonction de vos ventes en temps réel. 

8. Mauvaise compréhension des articles taxables

Saviez-vous que chaque État définit le SaaS différemment ? En effet, il n’entre pas dans les catégories « biens meubles corporels » ou « services spécifiquement énumérés ».

Pour cette raison, votre produit SaaS n’est peut-être pas imposable dans votre État d’origine, mais peut l'être là où vos clients effectuent leurs achats. La combinaison des exigences en matière de taxe sur les ventes sera différente pour presque chaque entreprise.

Par conséquent, nous vous recommandons vivement de clarifier l'endroit où vous soumettez des documents ou avez un lien établi, puis d'étudier comment ces États interprètent la conformité de la taxe sur les ventes pour les produits SaaS.

9. Classement manuel 

Enfin, une erreur fréquente commise par les responsables financiers consiste à opter pour une déclaration manuelle. 

Avec vos nombreuses autres priorités, il est inévitable que les projets glissent et que les délais de dépôt soient dépassés. 

En configurant votre moteur fiscal pour qu’il effectue la déclaration en votre nom, vous êtes assuré de ne jamais manquer une seule déclaration et de ne jamais avoir de pénalités de retard

Vous n'aurez plus jamais à vous soucier des déclarations de taxe sur les ventes

10. Ne pas faire de déclaration parce que vous n'avez pas perçu d'impôt

Certaines entreprises pensent qu'elles n'ont pas besoin de remplir une déclaration d'impôts parce qu'elles n'ont pas perçu d'impôts sur une période donnée. 

Cependant, de nombreux États exigent que vous fassiez une déclaration en fin de période, même si vous n'avez perçu aucune taxe, ce qui signifie que vous devez quand même faire une « déclaration zéro ».

Là encore, le fait de ne pas déclarer la taxe sur les ventes peut entraîner des pénalités de retard ou de non-déclaration, et votre compte pourrait alors être considéré comme non conforme.

Conclusion

Ne soyez plus approximatif lorsque vous abordez l’imposition des activités de votre SaaS. Cette liste des dix erreurs communément commises par les propriétaires de SaaS et comment les éviter doit vous aider à y voir plus clair dans ce dédale de juridictions changeantes et complexes. 

Si vous deviez ne retenir qu’une seule chose : n’ayez pas peur de vous faire accompagner par des professionnels afin de ne pas perdre inutilement du temps ou de l'argent lorsque vous remplissez votre fiche d’imposition. Au-delà de votre devoir de vous conformer à la loi en tant que citoyen, s’informer sur les taxes de votre entreprise pourrait stabiliser votre business dans le temps.  

Si cet article vous a donné envie d’en savoir davantage sur les mécanismes d'imposition des SaaS, ne tardez pas à contacter les experts de Karmen qui vous aideront à y voir plus clair dans cette jungle de juridictions. Karmen a notamment développé un outil de trésorerie instantanée pour éviter les risques de dilution lors d’une levée de fonds. Il vous sera sûrement très utile dans votre business!