La trésorerie est au cœur de la vie d’une entreprise. Le manque de trésorerie peut ainsi mettre en danger la pérennité de l’activité. Le guide pour bien gérer sa trésorerie en 2023 !

La trésorerie : qu’est-ce que c’est ?

Une entreprise, afin de pouvoir générer des liquidités, dépense de l’argent (fournisseurs, matières premières, etc.). Cependant, il peut y avoir un décalage entre le moment où l’argent est investi (les dépenses) et le moment des recettes (chiffres d’affaires). Dans les entreprises B2B, les ventes sont comptabilisées à la date de la facture. Toutefois, le paiement peut avoir lieu bien plus tard, ce qui peut créer des situations de déficit de trésorerie.

Ainsi, le rôle de la trésorerie est de garantir des liquidités suffisantes pour les prochaines échéances financières et ne pas se retrouver en défaut de paiement. Cependant, ce rôle va au-delà, car la trésorerie peut également être un avantage financier pour une entreprise : se couvrir contre des risques liés aux taux de change, optimiser la rentabilité des fonds disponibles, sécuriser les paiements, etc.

Avoir un tableau de bord

Pour avoir une vision complète en permanence, il est recommandé de mettre en place un tableau de bord et de suivre des indicateurs clés tels que le chiffre d’affaires, votre taux de marge, le taux d’impayés, le nombre de ventes, la durée du cycle de vente, etc.

L’intérêt de ce tableau de bord est multiple :

  • Il vous permet d’anticiper : en visualisant en amont les problèmes potentiels et ainsi adapter votre activité pour éviter d’être pris de court.
  • Il vous permet de projeter différents scénarios : en modifiant quelques données de votre tableau de trésorerie, vous pouvez ainsi l’utiliser comme un outil d’aide à la décision !

Comment mettre en place un tableau de bord ?

Pour le mettre en place, vous aurez besoin de tout d’abord mettre à plat vos flux de trésorerie entrants de la manière la plus exhaustive possible en listant notamment pour vos encaissements :

  • Vos factures clients
  • Vos emprunts bancaires, levées de fonds, etc
  • Vos subventions et aides diverses
  • Vos augmentations de capital (dans le cas d’un nouvel associé par exemple)
  • Vos éventuels crédits de TVA
  • Etc.

De la même manière, il vous faut lister tous vos décaissements :

  • Vos achats et dettes fournisseurs
  • Votre paiement des salaires
  • Vos règlements d’intérêts (emprunts, découverts, etc.)
  • Votre loyer et factures d’eau/ électricité
  • Vos impôts (incluant la TVA à payer)
  • Vos budgets communication et marketing
  • Etc.

Ainsi, avec votre tableau de trésorerie actualisé, vous aurez en main toutes les variables pouvant affecter votre activité !

La méthode la plus répandue pour créer un tableau de bord est l'utilisation d'Excel. Cependant, cette approche peut être chronophage et nécessiter des mises à jour manuelles fréquentes. Heureusement, il existe des outils de gestion de trésorerie qui peuvent résoudre ces problèmes.

C’est pour répondre à ce besoin que nous avons créé Karmen Forecast.Karmen Forecast est un outil de gestion de trésorerie qui récupère les transactions bancaires, fournissant ainsi une vision à jour et complète de la trésorerie. Il automatise la collecte de données, permet de visualiser les soldes en temps réel, facilite la gestion des prévisions financières et analyse les tendances. En utilisant Karmen Forecast, pilotez votre trésorerie avec des données précises et fiables.

Mieux gérer ses paiements

Bien que vous fixiez vos délais de paiement, il est fréquent que des clients ne payent pas à temps, souvent par simple oubli ou parfois en raison d’un problème de trésorerie de leur côté !

Pour se faire payer dans les temps, il existe quelques bonnes pratiques que vous pouvez mettre en place :

– Créer des factures claires et complètes

– Prévoir un délai de paiement

– Demander des acomptes et faire des factures de situation

– Envoyer les factures en ligne et se faire payer en ligne

– Suivre les documents et leurs paiements

Créer des factures claires et complètes

Renseignez bien toutes les mentions légales et obligatoires, vos coordonnées, le taux de TVA, remises et autres réductions, le détail de la prestation et vos coordonnées bancaires. Tous ces éléments vous éviteront de devoir annuler des factures avec des factures d’avoir et de devoir tout recommencer.

Prévoir un délai de paiement

Prévoyez des délais de paiement, voire une date d’échéance avec des pénalités de retard. Si les délais de paiement peuvent changer à votre guise et en fonction de votre activité, la durée moyenne est de 30 jours.

Demander des acomptes et faire des factures de situation

Cela est d’autant plus nécessaire si vous proposez des prestations sur une longue durée. Ainsi, demander un acompte sur votre devis initial vous permettra à la fois de couvrir les frais engagés, sans avoir à piocher dans votre trésorerie et à sécuriser la vente.

Cet acompte est généralement de 30% du prix total, il doit obligatoirement figurer sur votre devis initial. Vous pouvez également répartir les paiements sur la durée de la prestation avec plusieurs échéances en éditant des factures de situation. Cela permet à votre client d’amortir ses dépenses sans décaisser une grosse somme d’un coup.

Envoyer les factures en ligne et se faire payer en ligne

Cela permettra un meilleur suivi des factures (impossible que la facture se soit perdue dans le courrier !) et simplifiera le paiement de votre client, qui n’aura qu’à sortir sa carte bleue.

Suivre les documents et règlements

Une grande partie des retards de paiement est due à une mauvaise gestion de la facturation. Il est donc important d’envoyer vos factures le plus tôt possible à la fin de la prestation et de suivre régulièrement l’état des règlements clients.

Anticiper et relancer pour mieux gérer sa trésorerie

Vous aurez parfois affaire à des mauvais payeurs ou simplement à des têtes en l’air.

Une bonne façon d’éviter les impayés de factures est de mettre en place des process simples d’automatisation de relance. Assurez-vous d’avoir en tout temps une bonne vision sur les factures réglées et sur celles arrivées à échéances.

Vous pouvez ensuite programmer l’envoi de courriels de relance ou appeler vos clients pour comprendre la raison de l’impayé. Il existe également des moyens plus contraignants face aux impayés (mise en demeure, lettre recommandée avec accusé de réception…)

Gérer ses dépenses

Un chef d’entreprise est également capable de garder le contrôle de son niveau de trésorerie, en maîtrisant ses dépenses. Il faut donc systématiquement questionner les achats majeurs et maîtriser vos coûts de fonctionnement.

Une bonne manière pour s’en assurer est de faire une analyse de la comptabilité et de bien vérifier toutes les factures.

Cela implique aussi de maîtriser les dépenses de ses salariés, cela peut être fait de quelques façons différentes :

  • Fixer un budget par type de dépense
  • Imposer un process pour demander les remboursements des notes de frais
  • Centraliser la réception des justificatifs
  • Centraliser le suivi des abonnements (notamment logiciels, mobiles, etc.)

Intégrer le plan de trésorerie dans son business plan

Lors de la rédaction de la feuille de route de votre entreprise sur les mois et années à venir, il est important de penser à intégrer son plan de trésorerie, car il permet de prévoir et de gérer efficacement les flux financiers de l’entreprise. En anticipant les entrées et les sorties d'argent, le plan de trésorerie permet d'éviter les problèmes de liquidité et les situations de crise financière. Il permet aussi de prendre des décisions éclairées en matière de gestion du capital, d'investissements, etc.

Aussi, il est important de bien prendre en compte le délai de paiement des factures pour avoir une bonne vision mensuelle et ainsi vérifier que le besoin en fonds de roulement (BFR) reste bien négatif.

Karmen, la clé pour préserver sa trésorerie ?

Karmen jouent un rôle clé dans l’optimisation de la trésorerie des entreprises.

Grâce à Karmen, les entreprises peuvent accéder à des prêts de trésorerie adaptés à leurs besoins spécifiques, ce qui leur permet de maintenir un flux de trésorerie positif. Que ce soit un financement de BFR, un prêt pour investir en marketing, financer des factures, ou d’autres formes de financement, Karmen facilite l'accès des entreprises à des ressources financières pour accélérer leur croissance.

De plus, Karmen propose une solution de gestion de la trésorerie, ce qui permet aux entreprises d'optimiser l'utilisation de leurs liquidités. Karmen aide donc les entreprises à gérer efficacement leur trésorerie, en minimisant les risques de manque de liquidités et en maximisant les opportunités de croissance.

Ainsi, grâce à Karmen et ses solutions de financement, les entreprises peuvent préserver leur trésorerie de manière proactive et garantir leur stabilité financière.

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