Finance

Nos conseils pour bien gérer sa trésorerie au quotidien

Gabriel Thierry

3.3.2022

Vous avez une startup ? On vous donne 6 conseils pour bien gérer votre trésorerie au quotidien.

La trésorerie est au cœur de la vie d’une entreprise. Le manque de trésorerie peut ainsi à tout moment mettre en danger la pérennité de l’activité. Voici six conseils pour gérer au mieux votre trésorerie au quotidien !

La trésorerie : qu’est-ce que c’est ?

Une entreprise, afin de pouvoir générer des liquidités, consomme de l’argent (fournisseurs, matières premières, etc.). Cependant, il peut y avoir un décalage entre le moment où l’argent est investi (les dépenses) et le moment des recettes (chiffres d’affaires). Dans les entreprises B2B, les ventes sont comptabilisées à la date de la facture mais le paiement peut avoir lieu bien plus tard, ce qui peut créer des situations de déficit de trésorerie.

Ainsi le rôle de la trésorerie est tout d’abord de garantir des liquidités suffisantes pour les prochaines échéances financières et pour ne pas se retrouver en défaut de paiement. Mais ce rôle va au-delà de ça, car la trésorerie peut également être un avantage financier pour une entreprise : se couvrir contre des risques liés aux taux de change, optimiser la rentabilité des fonds disponibles, sécuriser les paiements, etc.  

Prévoir précisément son budget pour bien gérer sa trésorerie

Avoir une vision sur vos dépenses et encaissements sur toute l’année est nécessaire. Il faut également veiller à bien prévoir leur chronologie sur tout l’année, voire sur plusieurs périodes en fonction du type d’entreprise que vous avez, en prenant en compte notamment les délais de paiements et d’encaissements.

Avoir un tableau de bord 

Le meilleur moyen d’avoir une vision complète en permanence est de mettre en place un tableau de bord et de suivre des indicateurs clés comme votre chiffre d’affaires, votre taux de marge, le taux d’impayés, le nombre de ventes, le nombre de contacts amorcés, la durée du cycle de vente, etc.

L’intérêt de ce tableau de bord est multiple :

  • Il vous permet d’anticiper : vous pouvez voir en amont les problèmes qui pourraient survenir et ainsi adapter votre activité pour éviter d’être pris de court.
  • Il vous permet de projeter différents scénarios : en modifiant quelques paramètres de votre tableau de trésorerie vous pouvez ainsi l’utiliser comme un outil d’aide à la décision !

Comment mettre en place un tableau de bord ? 

Pour le mettre en place vous aurez besoin de tout d’abord mettre à plat vos flux de trésorerie entrants de la manière la plus exhaustive possible en listant notamment pour vos encaissements :

  • Vos factures clients
  • Vos emprunts bancaires, levées de fonds, etc
  • Vos subventions et aides diverses
  • Vos augmentations de capital (dans le cas d’un nouvel associé par exemple)
  • Vos éventuels crédits de TVA
  • Etc.

De la même manière, il vous faut lister tous vos décaissements :

  • Vos achats et dettes fournisseurs
  • Votre paiement des salaires
  • Vos règlements d’intérêts (emprunts, découverts, etc.)
  • Votre loyer et factures d’eau/ électricité
  • Vos abonnements (internet, logiciels, mobiles, etc.
  • Vos impôts (incluant la TVA à payer)
  • Vos budgets communication et marketing
  • Vos frais de déplacement
  • Etc. 

Ainsi, avec votre tableau de trésorerie actualisé, vous aurez vraiment en main toutes les variables pouvant affecter votre activité !

Bien gérer sa trésorerie au quotidien
Bien gérer sa trésorerie au quotidien

Mieux gérer ses paiements

Bien que vous fixiez vos délais de paiement, il est fréquent que des clients ne payent pas à temps, souvent par simple oubli ou parfois en raison d’un problème de trésorerie de leur côté ! 

Pour se faire payer dans les temps il y a quelques bonnes pratiques que vous pouvez mettre en place :

Créer des factures claires et complètes 

Renseignez bien toutes les mentions légales et obligatoires, vos coordonnées, le taux de TVA, remises et autres réductions, le détail de la prestation et vos coordonnées bancaires. Tous ces éléments vous vous éviteront de devoir annuler des factures avec des factures d’avoir et de devoir tout recommencer

Prévoir un délai de paiement

Prévoyez des délais de paiement, voire une date d’échéance avec des pénalités de retard. Si les délais de paiement peuvent changer à votre guise et en fonction de votre activité, la durée moyenne est de 30 jours.

Demander des acomptes et faire des factures de situation 

Cela est d’autant plus nécessaire si vous proposez des prestations sur une longue durée. Ainsi demander un acompte sur votre devis initial vous permettra à la fois de couvrir les frais engagés, sans avoir à piocher dans votre trésorerie et à sécuriser la vente. 

Cet acompte est généralement de 30% du prix total, il doit obligatoirement figurer sur votre devis initial. Vous pouvez également répartir les paiements sur la durée de la prestation avec plusieurs échéances en éditant des factures de situation. Cela permet également à votre client d’amortir ses dépenses sans décaisser une grosse somme d’un coup.

Envoyer les factures en ligne et se faire payer en ligne

Cela permettra un meilleur suivi des factures (impossible que la facture se soit perdue dans le courrier !) et simplifiera le paiement de votre client, qui n’aura qu’à sortir sa carte bleue.

Suivre les documents et règlements

Une grande partie des retards de paiement est due à une mauvaise gestion de la facturation. Il est donc important d’envoyer vos factures le plus tôt possible à la fin de la prestation et de suivre régulièrement l’état des règlements clients

Anticiper et relancer pour mieux gérer sa trésorerie 

Vous aurez parfois à faire à des mauvais payeurs ou simplement à des têtes en l’air. 

Une bonne façon d’éviter les impayés de factures est de mettre en place des process simples d’automatisation de relance. Assurez-vous d’avoir en tout temps une bonne vision sur les factures réglées et sur celles arrivées à échéances. 

Vous pouvez ensuite programmer l’envoi de courriels de relance ou appeler vos clients pour comprendre la raison de l’impayé. Il existe également des moyens plus coercitifs face aux impayés (mise en demeure, lettre recommandée avec accusé de réception…) 

Gérer ses dépenses

Un bon chef d’entreprise est également capable de garder le contrôle de son niveau de trésorerie, en maîtrisant ses dépenses. Il faut donc systématiquement questionner les achats majeurs et maîtriser vos coûts de fonctionnement. 

Une bonne manière de faire est de faire une analyse de la comptabilité et de bien vérifier toutes les factures.

Cela implique aussi de maîtriser les dépenses de ses salariés, cela peut être fait de quelques façons différentes :

  • Fixer un budget par type de dépense
  • Imposer un process pour demander les remboursements des notes de frais
  • Centraliser la réception des justificatifs
  • Centraliser le suivi des abonnements (notamment logiciels, mobiles, etc.) 

Intégrer le plan de trésorerie dans son business plan

Lors de la rédaction du business plan, la feuille de route de votre entreprise sur les mois et années à venir, il est très important de penser à intégrer son plan de trésorerie : un tableau des encaissements et des décaissements prévus dans les prochaines périodes avec une vision mois à mois. 

Il est important de bien prendre en compte le délai de paiement des factures pour avoir une bonne vision mensuelle et ainsi vérifier que le besoin en fonds de roulement (BFR) reste bien négatif à tout moment.

Le plan de trésorerie glissant 

Contrairement au budget annuel de trésorerie qui est une prévision figée sur les 12 mois à venir, le plan de trésorerie glissant est mis à jour en temps réel, en étant connecté à vos systèmes financiers et opérationnels. Un plan de trésorerie glissant permet d’avoir un suivi au jour le jour du solde de trésorerie prévisionnel. Ainsi, vous pouvez ajuster précisément la date et le montant des besoins de trésorerie, par exemple en faisant appel à des solutions de financement comme Karmen.

L’objectif de Karmen est simple : démocratiser le Revenue Based financing en France pour accélérer la croissance des entreprises aux revenus récurrents. Karmen offre ainsi des solutions de financement non dilutif, indexées au chiffre d’affaires des entreprises qui évoluent sur le secteur de la consommation par abonnement. La plateforme Karmen permet notamment à n’importe quel acteur de déterminer en moins de 48 heures s’il est éligible au financement ou non. 

Êtes-vous éligible à la solution Karmen ? Pour le savoir cliquez ici !

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La trésorerie : qu’est-ce que c’est ?

Une entreprise, afin de pouvoir générer des liquidités, consomme de l’argent (fournisseurs, matières premières, etc.). Cependant, il peut y avoir un décalage entre le moment où l’argent est investi (les dépenses) et le moment des recettes (chiffres d’affaires). Dans les entreprises B2B, les ventes sont comptabilisées à la date de la facture mais le paiement peut avoir lieu bien plus tard, ce qui peut créer des situations de déficit de trésorerie.

Ainsi le rôle de la trésorerie est tout d’abord de garantir des liquidités suffisantes pour les prochaines échéances financières et pour ne pas se retrouver en défaut de paiement. Mais ce rôle va au-delà de ça, car la trésorerie peut également être un avantage financier pour une entreprise : se couvrir contre des risques liés aux taux de change, optimiser la rentabilité des fonds disponibles, sécuriser les paiements, etc.  

Prévoir précisément son budget pour bien gérer sa trésorerie

Avoir une vision sur vos dépenses et encaissements sur toute l’année est nécessaire. Il faut également veiller à bien prévoir leur chronologie sur tout l’année, voire sur plusieurs périodes en fonction du type d’entreprise que vous avez, en prenant en compte notamment les délais de paiements et d’encaissements.

Avoir un tableau de bord 

Le meilleur moyen d’avoir une vision complète en permanence est de mettre en place un tableau de bord et de suivre des indicateurs clés comme votre chiffre d’affaires, votre taux de marge, le taux d’impayés, le nombre de ventes, le nombre de contacts amorcés, la durée du cycle de vente, etc.

L’intérêt de ce tableau de bord est multiple :

  • Il vous permet d’anticiper : vous pouvez voir en amont les problèmes qui pourraient survenir et ainsi adapter votre activité pour éviter d’être pris de court.
  • Il vous permet de projeter différents scénarios : en modifiant quelques paramètres de votre tableau de trésorerie vous pouvez ainsi l’utiliser comme un outil d’aide à la décision !

Comment mettre en place un tableau de bord ? 

Pour le mettre en place vous aurez besoin de tout d’abord mettre à plat vos flux de trésorerie entrants de la manière la plus exhaustive possible en listant notamment pour vos encaissements :

  • Vos factures clients
  • Vos emprunts bancaires, levées de fonds, etc
  • Vos subventions et aides diverses
  • Vos augmentations de capital (dans le cas d’un nouvel associé par exemple)
  • Vos éventuels crédits de TVA
  • Etc.

De la même manière, il vous faut lister tous vos décaissements :

  • Vos achats et dettes fournisseurs
  • Votre paiement des salaires
  • Vos règlements d’intérêts (emprunts, découverts, etc.)
  • Votre loyer et factures d’eau/ électricité
  • Vos abonnements (internet, logiciels, mobiles, etc.
  • Vos impôts (incluant la TVA à payer)
  • Vos budgets communication et marketing
  • Vos frais de déplacement
  • Etc. 

Ainsi, avec votre tableau de trésorerie actualisé, vous aurez vraiment en main toutes les variables pouvant affecter votre activité !

Bien gérer sa trésorerie au quotidien
Bien gérer sa trésorerie au quotidien

Mieux gérer ses paiements

Bien que vous fixiez vos délais de paiement, il est fréquent que des clients ne payent pas à temps, souvent par simple oubli ou parfois en raison d’un problème de trésorerie de leur côté ! 

Pour se faire payer dans les temps il y a quelques bonnes pratiques que vous pouvez mettre en place :

Créer des factures claires et complètes 

Renseignez bien toutes les mentions légales et obligatoires, vos coordonnées, le taux de TVA, remises et autres réductions, le détail de la prestation et vos coordonnées bancaires. Tous ces éléments vous vous éviteront de devoir annuler des factures avec des factures d’avoir et de devoir tout recommencer

Prévoir un délai de paiement

Prévoyez des délais de paiement, voire une date d’échéance avec des pénalités de retard. Si les délais de paiement peuvent changer à votre guise et en fonction de votre activité, la durée moyenne est de 30 jours.

Demander des acomptes et faire des factures de situation 

Cela est d’autant plus nécessaire si vous proposez des prestations sur une longue durée. Ainsi demander un acompte sur votre devis initial vous permettra à la fois de couvrir les frais engagés, sans avoir à piocher dans votre trésorerie et à sécuriser la vente. 

Cet acompte est généralement de 30% du prix total, il doit obligatoirement figurer sur votre devis initial. Vous pouvez également répartir les paiements sur la durée de la prestation avec plusieurs échéances en éditant des factures de situation. Cela permet également à votre client d’amortir ses dépenses sans décaisser une grosse somme d’un coup.

Envoyer les factures en ligne et se faire payer en ligne

Cela permettra un meilleur suivi des factures (impossible que la facture se soit perdue dans le courrier !) et simplifiera le paiement de votre client, qui n’aura qu’à sortir sa carte bleue.

Suivre les documents et règlements

Une grande partie des retards de paiement est due à une mauvaise gestion de la facturation. Il est donc important d’envoyer vos factures le plus tôt possible à la fin de la prestation et de suivre régulièrement l’état des règlements clients

Anticiper et relancer pour mieux gérer sa trésorerie 

Vous aurez parfois à faire à des mauvais payeurs ou simplement à des têtes en l’air. 

Une bonne façon d’éviter les impayés de factures est de mettre en place des process simples d’automatisation de relance. Assurez-vous d’avoir en tout temps une bonne vision sur les factures réglées et sur celles arrivées à échéances. 

Vous pouvez ensuite programmer l’envoi de courriels de relance ou appeler vos clients pour comprendre la raison de l’impayé. Il existe également des moyens plus coercitifs face aux impayés (mise en demeure, lettre recommandée avec accusé de réception…) 

Gérer ses dépenses

Un bon chef d’entreprise est également capable de garder le contrôle de son niveau de trésorerie, en maîtrisant ses dépenses. Il faut donc systématiquement questionner les achats majeurs et maîtriser vos coûts de fonctionnement. 

Une bonne manière de faire est de faire une analyse de la comptabilité et de bien vérifier toutes les factures.

Cela implique aussi de maîtriser les dépenses de ses salariés, cela peut être fait de quelques façons différentes :

  • Fixer un budget par type de dépense
  • Imposer un process pour demander les remboursements des notes de frais
  • Centraliser la réception des justificatifs
  • Centraliser le suivi des abonnements (notamment logiciels, mobiles, etc.) 

Intégrer le plan de trésorerie dans son business plan

Lors de la rédaction du business plan, la feuille de route de votre entreprise sur les mois et années à venir, il est très important de penser à intégrer son plan de trésorerie : un tableau des encaissements et des décaissements prévus dans les prochaines périodes avec une vision mois à mois. 

Il est important de bien prendre en compte le délai de paiement des factures pour avoir une bonne vision mensuelle et ainsi vérifier que le besoin en fonds de roulement (BFR) reste bien négatif à tout moment.

Le plan de trésorerie glissant 

Contrairement au budget annuel de trésorerie qui est une prévision figée sur les 12 mois à venir, le plan de trésorerie glissant est mis à jour en temps réel, en étant connecté à vos systèmes financiers et opérationnels. Un plan de trésorerie glissant permet d’avoir un suivi au jour le jour du solde de trésorerie prévisionnel. Ainsi, vous pouvez ajuster précisément la date et le montant des besoins de trésorerie, par exemple en faisant appel à des solutions de financement comme Karmen.

L’objectif de Karmen est simple : démocratiser le Revenue Based financing en France pour accélérer la croissance des entreprises aux revenus récurrents. Karmen offre ainsi des solutions de financement non dilutif, indexées au chiffre d’affaires des entreprises qui évoluent sur le secteur de la consommation par abonnement. La plateforme Karmen permet notamment à n’importe quel acteur de déterminer en moins de 48 heures s’il est éligible au financement ou non. 

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